iPhone・携帯専用ページ

OutlookとiPadで、GTD管理

2012年9月21日 05:05 PM

前に、Outlookタスクと、iPhoneの同期で、取り上げたiPhoneアプリ「GoTasks」で、GTDをしていくことにしました。

GoTasksを、iPhoneとiPadで、GTD管理していきます。

GoTasksは、Googleタスクと同期するアプリなので、Googleタスクでも、GTD管理できますが、
Googleタスクは、なんしか、使いにくいので、確認のみで、
運用は、GoTasksをメインに。

それで、ToDoリスト化したもの、いえば、実行リストになったものだけを、
Outlookと同期する。

Outlookは、メール、カレンダー、タスクを一元管理できるので、
とても、重宝しています。
(Outlook2010)

なので、Outlookを外すことはできません。

ただ、GTDを実践しようと思った時に、Outlookのタスクでは、ちょっと、管理しずらい。
一応、Outlookのタスクで、フォルダを作って、分類できるのですが、
Outlookの目玉?でもあるToDoバーでは、タスクが一緒に表示されてしまいます。
ToDoバーが、ゴチャゴチャしてしまう。

なので、GTD分類は、Googleタスク+GoTasksで、管理することにしました。

Outlookは、実行に移すタスクだけを同期。

GTD管理は、GoTasks(iPad・iPhone)で。


Outlookには、毎日の繰り返しタスクや、定期的なアイテムが、山のように入っています。
なので、Outlookタスク全部が、Googleタスクが、同期されてしまうと、えらいことになってしまう。

そこで、役立つのが、「gSyncit」というOutlookとGoogleの同期ソフト。

このgSyncit、マジで、いいです。

というのは、OutlookやGoogleのどのリストを同期するかを設定できるからです。

で、さらに、複数の同期(フォルダ)設定ができます。
しかし、複数の同期設定をするには、ライセンスの購入が必要になってきます。

無料版では、同期設定は、1つに制限されます。

あと、gSyncitの無料版だと、同期の度に、ダイアログが出て、
10秒ほどの待ち時間が必要なこと。

結構、イラっとします。(笑)

この2つは、結構、大きなウエートをしめますので、
gSyncitのライセンスを購入することにしました。

同期の時に出るダイアログから、購入ページに移動し、
Paypalのクレジット決済をしました。

久々のPaypal利用で、ちょっと、緊張。

価格は、$19.19。
日本円で、1600円くらいだったと思います。

Paypalでの申し込み完了後、数分で、プロダクトキーが送られてきました。

早速、Outlookを開き、gSyncitに、プロダクトキーを貼り付け、登録完了!

同期ボタンを押したら、すぐに、同期してくれます。感動。
その後、同期設定も自動モードに。10分おきにしておきました。

同期設定は、左のメニューの下にある「Application Settings」の
「Sync Options」から、設定できます。

これで、同期設定は、バッチリ!
あとは、Googleタスクとの同期フォルダの2つ目を設定するだけ。

1つ目の同期フォルダは、実行リスト。(これは以前から設定)

2つ目は、OutlookからGoogleタスクへの一方通行を設定。

というのは、ブレインダンプ(GTD=>収集)をする時、
いつも、MindManagerを使っています。

MindManagerは、Outlookと同期できるので、
MindManagerから、Outlookにインポートすれば、
複数の項目を、一気にインポートできます。
(ちなみに、MindManager8)

そのインポートされた複数の項目が、
Outlookから、Googleタスクに、自動的に、同期される。

あとは、GoTasksを利用して、iPhone、主に、iPadで、管理していく。

というスタイルが出来上がります。

MindManagerでも、GTD管理をしようと思えば、できるのですが、
毎回、ブレインダンプは、白紙、ゼロの状態からスタートしたいので、
一元管理が、やりにくいと思ったわけであります。

まぁ、MindManagerでも、GTD用ファイルを作って、ブレインダンプとは切り離したら、GTDを管理しやすくなりますし、
iThoughtsというアプリを使えば、iOSと同期できるので、
MindManagerで、GTD管理するというのも、悪くないですね。
ただ、iThoughtsでのGTD管理になると、Outlookとの実行リストが、MindManagerを通さないとシンクできない。
それに、MindManagerでは、タスクフォルダごとの同期設定ができないので、全部のタスクが対象になってしまうはずなので、それは、ちょっと、ややこしすぎるので、却下。


まぁ、そんなわけで、今回は、Outlookから、gSyncitを利用し、Googleタスクと同期。
Googleタスクと、GoTasks(iPad・iPhone)が同期。

これで、いい形に落ち着きました。

GTD管理は、iPadをメインにする予定です。

あとは、実践!

しかし、ややこしい流れだな~。。。(^^;


Macを使っていれば、iOSとの連帯も、スムーズなんでしょうけどね。

なかなか、Macに移行できない理由には、
Outlookが大きく影響しています。
(もちろん、Outlook以外にも、いろいろとあるけど)

Outlookって、意外と高機能なんですよね。

(Mac純正アプリでも、代用できたり・・・(^^;)


Outlookは、メールをワンクリックで、ToDoに入れたり、
メールや予定表を表示しながら、サイドバーみたいに右側に、
ToDoバーを表示できるので、とても、管理がしやすいんですよね。

あと、タスクに、繰り返しの設定が、こまかくできたりします。
たとえば、「月に1回、第3日曜日」みたいな感じで、細かく設定できるのは、とても魅力的です。

アラームで時間を設定しておくと、音とダイアログボックスで、知らせてもらえるので、忘れてしまうことがありません。

とても、優秀な秘書を雇った気分です。(笑)

予定表では、分類別に、カラー分けができるので、非常にわかりやすい。

今回のgSyncit導入で、Outlookと、GoogleタスクiPhoneiPadとの連動ができ、いい環境ができました。

といっても、現時点での話なので、
もっと求めていきますし、もっと進化させていきたいです。


Microsoft Office Outlook 2010

この記事のタグ

▲このページのトップへ

携帯版のQRコード

RAB☆KOBAYASI TARO.com:携帯版

携帯サイトは3キャリア対応です。

当サイトは携帯でもご覧頂けます。
携帯版サイトURL:
http://www.kobayasitaro.com/m/
上のQRコードから読み取るか、
URLをケータイに送信してアクセスしてください。

 mail address

「最新情報をお届けいたします。」
1クリックで解除できますので、
お気軽に、どうぞ♪

QLOOKアクセス解析 dummy dummy dummy