OutlookとiPadで、GTD管理
前に、Outlookタスクと、iPhoneの同期で、取り上げたiPhoneアプリ「GoTasks」で、GTDをしていくことにしました。
GoTasksを、iPhoneとiPadで、GTD管理していきます。
GoTasksは、Googleタスクと同期するアプリなので、Googleタスクでも、GTD管理できますが、
Googleタスクは、なんしか、使いにくいので、確認のみで、
運用は、GoTasksをメインに。
それで、ToDoリスト化したもの、いえば、実行リストになったものだけを、
Outlookと同期する。
Outlookは、メール、カレンダー、タスクを一元管理できるので、
とても、重宝しています。
（Outlook2010）
なので、Outlookを外すことはできません。
ただ、GTDを実践しようと思った時に、Outlookのタスクでは、ちょっと、管理しずらい。
一応、Outlookのタスクで、フォルダを作って、分類できるのですが、
Outlookの目玉？でもあるToDoバーでは、タスクが一緒に表示されてしまいます。
ToDoバーが、ゴチャゴチャしてしまう。
なので、GTD分類は、Googleタスク＋GoTasksで、管理することにしました。
Outlookは、実行に移すタスクだけを同期。
GTD管理は、GoTasks（iPad・iPhone）で。
Outlookには、毎日の繰り返しタスクや、定期的なアイテムが、山のように入っています。
なので、Outlookタスク全部が、Googleタスクが、同期されてしまうと、えらいことになってしまう。
そこで、役立つのが、「gSyncit」というOutlookとGoogleの同期ソフト。
このgSyncit、マジで、いいです。
というのは、OutlookやGoogleのどのリストを同期するかを設定できるからです。
で、さらに、複数の同期（フォルダ）設定ができます。
しかし、複数の同期設定をするには、ライセンスの購入が必要になってきます。
無料版では、同期設定は、１つに制限されます。
あと、gSyncitの無料版だと、同期の度に、ダイアログが出て、
10秒ほどの待ち時間が必要なこと。
結構、イラっとします。（笑）
この２つは、結構、大きなウエートをしめますので、
gSyncitのライセンスを購入することにしました。
同期の時に出るダイアログから、購入ページに移動し、
Paypalのクレジット決済をしました。
久々のPaypal利用で、ちょっと、緊張。
価格は、$19.19。
日本円で、1600円くらいだったと思います。
Paypalでの申し込み完了後、数分で、プロダクトキーが送られてきました。
早速、Outlookを開き、gSyncitに、プロダクトキーを貼り付け、登録完了！
同期ボタンを押したら、すぐに、同期してくれます。感動。
その後、同期設定も自動モードに。10分おきにしておきました。
同期設定は、左のメニューの下にある「Application Settings」の
「Sync Options」から、設定できます。
これで、同期設定は、バッチリ！
あとは、Googleタスクとの同期フォルダの2つ目を設定するだけ。
1つ目の同期フォルダは、実行リスト。（これは以前から設定）
2つ目は、OutlookからGoogleタスクへの一方通行を設定。
というのは、ブレインダンプ（GTD=>収集）をする時、
いつも、MindManagerを使っています。
MindManagerは、Outlookと同期できるので、
MindManagerから、Outlookにインポートすれば、
複数の項目を、一気にインポートできます。
（ちなみに、MindManager8）
そのインポートされた複数の項目が、
Outlookから、Googleタスクに、自動的に、同期される。
あとは、GoTasksを利用して、iPhone、主に、iPadで、管理していく。
というスタイルが出来上がります。
MindManagerでも、GTD管理をしようと思えば、できるのですが、
毎回、ブレインダンプは、白紙、ゼロの状態からスタートしたいので、
一元管理が、やりにくいと思ったわけであります。
まぁ、MindManagerでも、GTD用ファイルを作って、ブレインダンプとは切り離したら、GTDを管理しやすくなりますし、
iThoughtsというアプリを使えば、iOSと同期できるので、
MindManagerで、GTD管理するというのも、悪くないですね。
ただ、iThoughtsでのGTD管理になると、Outlookとの実行リストが、MindManagerを通さないとシンクできない。
それに、MindManagerでは、タスクフォルダごとの同期設定ができないので、全部のタスクが対象になってしまうはずなので、それは、ちょっと、ややこしすぎるので、却下。
まぁ、そんなわけで、今回は、Outlookから、gSyncitを利用し、Googleタスクと同期。
Googleタスクと、GoTasks（iPad・iPhone）が同期。
これで、いい形に落ち着きました。
GTD管理は、iPadをメインにする予定です。
あとは、実践！
しかし、ややこしい流れだな～。。。(^^;
Macを使っていれば、iOSとの連帯も、スムーズなんでしょうけどね。
なかなか、Macに移行できない理由には、
Outlookが大きく影響しています。
（もちろん、Outlook以外にも、いろいろとあるけど）
Outlookって、意外と高機能なんですよね。
（Mac純正アプリでも、代用できたり・・・(^^;）
Outlookは、メールをワンクリックで、ToDoに入れたり、
メールや予定表を表示しながら、サイドバーみたいに右側に、
ToDoバーを表示できるので、とても、管理がしやすいんですよね。
あと、タスクに、繰り返しの設定が、こまかくできたりします。
たとえば、「月に１回、第３日曜日」みたいな感じで、細かく設定できるのは、とても魅力的です。
アラームで時間を設定しておくと、音とダイアログボックスで、知らせてもらえるので、忘れてしまうことがありません。
とても、優秀な秘書を雇った気分です。（笑）
予定表では、分類別に、カラー分けができるので、非常にわかりやすい。
今回のgSyncit導入で、Outlookと、Googleタスク＋iPhone＋iPadとの連動ができ、いい環境ができました。
といっても、現時点での話なので、
もっと求めていきますし、もっと進化させていきたいです。
